Politique relative à la protection des renseignements personnels

Ré:Sonne

Chez Ré:Sonne, la protection de vos renseignements personnels a toujours représenté un aspect important de notre fonctionnement. Le 1er janvier 2004, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale a commencé à s’appliquer à des organismes qui recueillent, utilisent et divulguent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales. À ce titre, Ré:Sonne a conçu la politique relative à la protection des renseignements personnels suivante (ci après « la Politique ») pour assurer la conformité avec la LPRPDE et avec d’autres lois applicables relatives à la protection de la vie privée ainsi que pour informer les particuliers de notre engagement permanent envers la protection de leurs renseignements personnels. Par la présente, Ré:Sonne adopte les principes de protection des renseignements personnels que prévoit la LPRPDE et indique son intention de les suivre de près.

Qu’est-ce qui est protégé ?

Ré:Sonne protégera les « renseignements personnels » de ses clients, de ses employés et des personnes avec lesquelles elle fait affaire.

Les renseignements personnels incluent toute information concrète ou subjective, enregistrée ou non, sur une personne identifiable. En outre, ils comprennent de l’information sous différentes formes telles que les adresses électroniques personnelles, les numéros de carte de crédit, les adresses domiciliaires, etc. Ils n’incluent pas de l’information qui se trouve normalement sur une carte professionnelle, comme le nom, le titre, l’entreprise, l’adresse de l’entreprise et le numéro de téléphone ou de télécopieur au travail.

Qui est responsable de la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par Ré:Sonne ?

Le chef de la protection des renseignements personnels de Ré:Sonne est responsable de la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par Ré:Sonne. En outre, tout comme les membres du service des affaires juridiques et du personnel de Ré:Sonne, il est responsable d’assurer la conformité avec les lois applicables relatives à la protection de la vie privée, y compris la LPRPDE, et avec la Politique. Parfois, le personnel de Ré:Sonne pourrait être délégué à agir au nom du chef de la protection des renseignements personnels ou à assumer la responsabilité de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels.

Pourquoi Ré:Sonne recueille t elle, utilise t elle ou divulgue t elle des renseignements personnels ?

Lorsqu’un particulier devient client ou employé de Ré:Sonne ou mène des affaires avec Ré:Sonne, il est avisé que, en plus de son nom, de son adresse domiciliaire et de son numéro de téléphone, d’autres renseignements sont nécessaires pour :

• établir son identité;
• fournir le service permanent de gestion des droits d’exécution au Canada et à l’étranger;
• se conformer aux exigences juridiques;
• le protéger contre toute erreur et la fraude.

Pour ces motifs, le type de renseignements personnels que nous recueillons comprend habituellement :

De nos clients :

• noms des employés et de l’entreprise;
• adresse;
• numéros de téléphone et de télécopieur;
• adresse électronique;
• information financière.

Généralement, Ré:Sonne utilise l’information financière et personnelle recueillie pour gérer les permis, communiquer avec les clients, remplir les exigences juridiques et légitimes commerciales de Ré:Sonne et fournir aux clients les services qu’ils demandent.

De nos employés :

• nom;
• adresse;
• numéros de téléphone;
• date de naissance;
• numéro d’assurance sociale;
• renseignements bancaires;
• coordonnées d’une personne-ressource en cas d’urgence.

Généralement, Ré:Sonne utilise les renseignements personnels recueillis pour assurer l’identification appropriée des employés de Ré:Sonne et leur inscription à la liste de paie ainsi que pour se conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu. Les coordonnées de la personne-ressource en cas d’urgence sont nécessaires pour pouvoir aviser quelqu’un si un employé se trouve dans une situation d’urgence au travail.

Ré:Sonne ne vend pas ni ne loue de l’information à des tiers, mais elle pourrait fournir des renseignements personnels à ses mandataires aux fins décrites ci-dessus.

De quelle façon les individus autorisent-ils Ré:Sonne à recueillir, à utiliser ou à divulguer leurs renseignements personnels ?

Un particulier qui devient client ou employé de Ré:Sonne ou qui mène des affaires avec elle peut donner son consentement :

• au moyen d’un formulaire de demande par lequel il sera informé de l’utilisation des renseignements personnels et il lui sera demandé de donner son consentement à cette fin; et
• tel que l’exige Ré:Sonne, par écrit ou verbalement.

Il est possible de retirer son consentement en tout temps sous réserve des restrictions prévues par la loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Ré:Sonne informera l’individu des conséquences de ce retrait.

Ré:Sonne ne sera pas tenue d ’obtenir le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• si l’information est recueillie en vue de la détection et de la prévention de la fraude ou d’autres infractions à la loi ou en vue de l’application de la loi ou d’autres actions en justice prises pour protéger les droits de Ré:Sonne, de ses membres, de ses clients ou de ses employés;
• pour respecter les dispositions de la loi;
• en cas d’incapacité grave ou mentale et dans le cas où l’obtention du consentement est autrement impossible ou irréaliste;
• pour des raisons de sécurité;
• si Ré:Sonne n’a pas de lien direct avec l’individu;
• si l’information est accessible au public; ou
• dans toute autre circonstance dans laquelle l’obtention du consentement ne serait pas appropriée.

Combien de renseignements personnels Ré:Sonne recueille-t-elle, utilise-t-elle ou divulgue-t-elle ?

Ré:Sonne recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire pour remplir les fins énoncées dans la Politique.

Ré:Sonne ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires pour mener correctement ses affaires et n’utilisera que des moyens justes et licites pour y arriver.

Pendant combien de temps Ré:Sonne conserve-t-elle les renseignements personnels ?

Ré:Sonne conserve toujours les renseignements personnels de façon confidentielle et uniquement pendant le temps nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la Politique ainsi que pour satisfaire à toutes les exigences de la loi. Les documents contenant des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont éliminés avec précaution en les déchiquetant ou, dans le cas des documents électroniques, en les supprimant de façon permanente.

Les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par Ré:Sonne sont-ils exacts ?

Les renseignements personnels que Ré:Sonne recueille, utilise et divulgue sont fournis par les individus concernés et sont mis à jour à leur demande. Lorsqu’il est nécessaire de modifier certains renseignements personnels, l’individu doit communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels et en faire la demande. Les coordonnées du chef de la protection des renseignements personnels figurent ci-dessous.

L’entreposage des renseignements personnels à Ré:Sonne est-il sécuritaire ?

Ré:Sonne est déterminée à assurer la protection des renseignements personnels contre l’accès non autorisé, les divulgations accidentelles ou le vol. Les pare-feux du réseau informatisé, les mots de passe pour protéger les bases de données, les classeurs verrouillés et l’accès restreint aux bureaux permettent d’assurer cette protection. Seul le chef de la protection des renseignements personnels et ses délégués ont accès à cette information. Ré:Sonne utilise des technologies de chiffrement ou de brouillage des données et des pare-feux conformes aux normes de l’industrie. Lorsque Ré:Sonne reçoit de l’information financière, elle ou ses mandataires la stockent et la protègent en utilisant les verrouillages technologiques appropriés.

Ré:Sonne assurera que tous les tiers mandataires embauchés par Ré:Sonne se conforment à la Politique et empêchent la collecte, l’utilisation et la divulgation non autorisées de renseignements personnels. En outre, Ré:Sonne suit les développements technologiques et s’engage à utiliser les processus les plus récents et sécuritaires en vue de protéger la vie privée des personnes avec lesquelles elle traite.

Comment les renseignements personnels sont-ils recueillis, utilisés ou divulgués au moyen du site Internet de Ré:Sonne ?

Dans le but d’accroître l’expérience de navigation des utilisateurs dans le site Web de Ré:Sonne, un petit fichier texte appelé « témoin » est envoyé de notre serveur Web au navigateur de l’utilisateur et stocké dans son ordinateur. Les témoins améliorent l’expérience de navigation, et nous permettent de reconnaître un utilisateur à son retour au site Web de Ré:Sonne. Il est possible de configurer son navigateur pour qu’il avise de la réception de témoins et que l’utilisateur puisse choisir de le désactiver ou de le supprimer, au besoin. Les témoins ne sont pas des logiciels ni des codes; ils ne sont utilisés que pour optimiser l’exploration.

Le site Web de Ré:Sonne permet de journaliser les adresses IP des visiteurs. Cette information est utilisée, sous forme intégrale, pour offrir des mesures statistiques sur l’utilisation du site, ce qui permet à Ré:Sonne d’améliorer continuellement le contenu et la conception du site Web.

Le site Web de Ré:Sonne peut contenir des liens vers d’autres sites Web appartenant à des tiers et exploités par ceux-ci. Nous essayons d’assurer que ces organisations adhèrent à des politiques relatives à la protection des renseignements personnels similaires, mais nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de protection des renseignements de ces sites. Il est fortement recommandé d’examiner les politiques relatives à la protection des renseignements personnels d’autres sites avant de fournir tout renseignement personnel dans ces sites.

Ré:Sonne ne tolère pas l’utilisation de logiciels-espions (p. ex. publicité de fenêtres contextuelles) et n’utilise aucune de ces technologies. La Ré:Sonne ne vend pas d’espaces dans son site Web à des tiers.

Comment peut-on en apprendre davantage sur les politiques relatives à la protection des renseignements personnels de Ré:Sonne?

Les versions à jour de la Politique continueront à être affichées sur les lieux. En outre, un exemplaire de la Politique sera affiché dans le site Web de Ré:Sonne et une copie papier peut être obtenue en tout temps en faisant la demande au chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse ci-dessous.

Comment les individus peuvent-ils avoir accès à leurs renseignements personnels conservés par Ré:Sonne ?

Les individus ont le droit d’avoir accès à leurs propres renseignements personnels en possession et sous la garde de Ré:Sonne. De plus, ils ont le droit de savoir si leur information a été divulguée à un tiers. Si un individu désire avoir accès à ses renseignements personnels, il doit communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels par écrit à son adresse postale ou électronique. Ré:Sonne se réserve le droit d’exiger des frais raisonnables pour la reproduction de cette information :

Chef de la protection des renseignements personnels
Ré:Sonne
1235, rue Bay, bureau 900
Toronto, Ontario  M5R 3K4

info@resonne.ca

Comment les individus peuvent-ils transmettre leurs préoccupations sur leurs renseignements personnels conservés par Ré:Sonne ?

Si un individu a une plainte à formuler à l’égard de la Politique, il doit communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels par écrit aux coordonnées ci-dessus. Le chef de la protection des renseignements personnels devra accuser réception de la plainte et effectuera une enquête. L’agent de la protection des renseignements personnels devra rendre une décision dans les 60 jours suivant la réception de la plainte. Si la plainte est justifiée, Ré:Sonne prendra les mesures nécessaires pour corriger la situation et assurer qu’elle ne se reproduira pas.

À quelle fréquence la Politique est-elle mise à jour ?

Le chef de la protection des renseignements personnels examinera la Politique régulièrement et la révisera au besoin.

Ré:Sonne se réserve le droit de modifier la Politique en tout temps. Aucun élément contenu dans la Politique ne permet d’établir un contrat ou une entente entre Ré:Sonne et une autre partie. Nous vous recommandons de consulter régulièrement la Politique pour prendre connaissance de tout changement.

Dernière modification de la Politique :  22 avril 2010